Location con la wedding planner. Cosa significa davvero?

Ti sei mai chiesta cosa intendono le location ed i catering quando ti dicono che è “offerto il servizio wedding planner”? Sei sicura che la persona che così gentilmente si è presa cura di te e del tuo fidanzato durante il sopralluogo sia il supporto che stavi cercando?

Mi dispiace deluderti ma nella maggior parte dei casi non è così e questo fraintendimento potrebbe crearti dei problemi durante il giorno del matrimonio.

Chiamare la figura professionale alla quale il catering o la location affidano le coppie di sposi come wedding planner è improprio. Così, dato che a me piace chiamare le cose con il loro nome, ti suggerisco di cominciare a distinguere tra wedding planner e location/catering manager.
Conoscendo la differenza tra i ruoli dei due professionisti potrai moderare le aspettative che serbi nei confronti di ciascuno di loro ed eviterai brutte sorprese e delusioni il giorno delle tue nozze.

Perciò mettiamo subito in chiaro le cose:

Un catering/location manager è un impiegato che lavora al servizio del catering o della location specializzato nel settore della ristorazione.
Il wedding planner è il tuo consulente personale e provvede ad assisterti durante tutte le fasi del matrimonio, mediando, negoziando, e organizzando ogni aspetto insieme a te.
La differenza cruciale è che tu scegli di assumere il tuo planner ma non il tuo catering manager.

Per aiutarti a capire le altre differenze ti riepilogo qui i ruoli di ciascuna figura professionale.

Il location manager

Il tuo catering/location manager (generalmente):

• Accompagna in un tour personalizzato della location
• Raccomanda i professionisti del settore con cui è solito collaborare e di cui apprezza il lavoro
• Suggerisce le migliori selezioni di menù e vini
• Redige il contratto con il catering, sottolineando tutte le specifiche del tuo evento ed assicurandosi che approvvigionamenti e strutture necessarie siano ordinate per tempo
• Crea una time line delle scadenze dei tuoi pagamenti presso il catering/location
• Gestisce gli spazi delle location in zone funzionali allo svolgersi di tutte le fasi del tuo evento
• Organizza e assiste durante la prova menù
• Supervisiona il ricevimento, dalle fasi dell’allestimento alla preparazione della cucina, fino allo svolgersi del servizio
• Agisce come trait d’union tra la tua weding planner e lo staff del catering/location

Il wedding planner

Il tuo wedding planner (generalmente):

• Presta consulenza circa il galateo, l’invio delle partecipazioni, la diplomazia tra famiglie, la cerimonia, i brindisi e i momenti speciali
• Ti assiste nella gestione dell’agenda dei preparativi e crea un piano della giornata che assegni il giusto posto a tutti i fornitori che interverranno
• E’ disponibile ad ascoltarti e a rispondere ai tuoi dubbi in qualsiasi momento
• Coordina la cerimonia (ingresso della sposa, letture degli ospiti, lancio del riso)
• Coordina il ricevimento  (ingresso degli sposi, primo ballo, brindisi, taglio della torta)
• Raccoglie e custodisce tutti gli effetti personali della sposa e i ricordi della giornata
• Si assicura che i libretti della messa e il cuscino porta fedi siano stati consegnati, e che le escort card, le bombonieree tutte le decorazioni siano al loro posto
• Organizza le camere degli ospiti negli hotel prenotati
• Fornisce una grande selezione di professionisti che corrispondono ai gusti e al budget degli sposi
• Crea un elenco dei pagamenti per i fornitori
• Controlla i contratti sottoscritti con i fornitori
• Nelle settimane antecedenti il tuo matrimonio conferma gli orari di convocazione e i dettagli dei servizi concordati con tutti i fornitori
• Agisce come trait d’union tra la tua famiglia, le tue testimoni, e la location manager, il maitre, il fotografo, il dj, il fiorista, e tutti gli altri fornitori che parteciperanno al tuo matrimonio.

Come hai notato si tratta di due profili piuttosto diversi ma ugualmente importanti per la riuscita del tuo evento di nozze.

Non guardare ai due professionisti come figure in competizione tra loro – e diffida da chi te lo fa credere, o peggio sostiene che il location manager possa fare tutto!!

Ciascuno ha il suo ruolo e le proprie specifiche mansioni, che sono complementari tra loro.
Avendo le idee più chiare su cosa aspettarti dal tuo wedding planner e dal tuo catering/location, potrai relazionarti al meglio con i due professionisti che saranno ben lieti di dare il massimo per soddisfare le tue esigenze sapendo che agisci nella piena consapevolezza del loro ruolo senza dare nulla per scontato.

Se, valutate le differenze, ritieni di aver bisogno di un wedding planner, non esitare a contattarmi, sarò felice di darti il mio sostegno!